Newsletter

Datum:
8. Apr. 2021

Wie kann ich einen Newsletter einrichten?

Ein Newsletter in OpenCms muss von der Internetredaktion eingerichtet werden. Nur die Internetredaktion kann im Hintergrund die nötigen Funktionsseiten und Konfigurationen für den Newsletter exakt korrekt einrichten.

Von daher bitten wir jede/n, die/der einen eigenen Newsletter in OpenCms nutzen möchte, sich mit folgenden Daten an die Internetredaktion zu wenden. Wir benötigen den Titel des Newsletters (also z.B. Informationen aus der Pfarrei Beispielheim), eine kurze Beschreibung und zu welcher Pfarrei / Pfarrgruppe er gehören soll. Außerdem müssen wir wissen, ob es ein Newsletter-Archiv geben soll. Und ganz wichtig: Über welche E-Mail-Adresse der Newsletter versendet werden soll. Wir brauchen diese Infos für die Einrichtung, damit Sie auch die korrekten Rechte für den Versand erhalten

Nochmal in Kurzform:

  • Pfarrei (Pfarrgruppe / Pfarrverband / GdG) -Name
  • Titel des Newsletters (z.B. Aktuelles vom Pfarrgemeinderat)
  • Falls gewünscht eine kurze Beschreibung zum Newsletter (z.B. zum Versandrhythmus)
  • Newsletter-Archiv gewünscht (ja / nein) – Bitte beachten: Wenn Sie den Pfarrbrief in einer nicht internettauglichen Version verschicken möchten, sollte es kein Newsletter-Archiv online geben)
  • Versteckter Download-Ordner für Pfarrbriefe in nicht internettauglicher Version
  • E-Mail-Adresse, die als Absender genutzt werden soll incl. Absenderbezeichnung
  • Ort, wo die neue Newsletter-Seite mit Anmeldung zu finden sein soll

Was muss ich nach der Einrichtung tun?

Als erstes sollten Sie sich mit dem Newsletter vertraut machen. Sie sollten sich selbst mal beim Newsletter anmelden und die Registrierung so testen. Und einen ersten Testversand erstellen und an den Details feilen (Aussehen, Texte, Bilder, Nutzung von bereits vorhandenen Inhalten).

Voraussetzung für die Tests ist, dass die Hauptseite live ist, da der Newsletter nur aus einer bestehenden Webseite verschickt werden kann.

Der zweite Schritt ist die Bewerbung des Newsletters, damit Sie Newsletter-Abonnenten bekommen. Denn nur dann ist der Newsletter sinnvoll.

Was darf ich per Newsletter versenden?

Da es sich bei dem Newsletter um einen eingeschränkten Bezugskreis handelt, dürfen hier auch Pfarrbriefe mit datenschutzrelevanten Informationen verschickt werden. Hier ist dann darauf zu achten, dass es kein Newsletter-Archiv auf einer Webseite gibt und die Datei sich in einem vor der Suche geschütztem Galerie-Ordner befindet.

Allerdings Protokolle, die rein intern sind, würde ich nicht per Newsletter versenden, da sich ja jedermann zu einem Newsletter anmelden kann und man dies nicht so einfach kontrollieren kann. Zudem muss das Protokoll ja zunächst auf den Internetserver hochgeladen werden, was immer schon als Problem zu sehen ist.

Rein interne Dinge wie Protokolle von Kirchenvorstand oder Verwaltungsrat sollte man eher direkt per E-Mail verschicken, da hier der Bezugskreis ja klein und bekannt ist und somit auch ausgeschlossen ist, dass die Protokolle im Internet gefunden werden können.

Warum kann ich in der Benutzerverwaltung des Newsletters nicht neue Abonnenten hinzufügen?

Sie können allenfalls Benutzer löschen, neue Benutzer hinzufügen ist nicht möglich (wegen der Datenschutzgrundverordnung). Den Newsletter beziehen kann nur, wer sich über das Double-Opt-In-Verfahren angemeldet hat.

Was tue ich, wenn sich bei einem Bezieher die E-Mail-Adresse geändert hat?

Sie sollten die alte E-Mail-Adresse löschen, neu eintragen muss sich derjenige selbst.

Was tue ich, wenn ich nach dem Versand Fehlermeldungen zu E-Mail-Adressen erhalte?

Wenn Sie die Meldung erhalten, dass eine E-Mail-Adresse nicht mehr existiert, sollten Sie diese aus den Benutzern löschen.

Wechseln Sie dazu in der Newsletter-App zu den Benutzern und entfernen Sie die entsprechende Adresse.

Warum gibt es bei einigen E-Mail-Adressen Zustellprobleme?

Gerade Provider wie T-Online, aber auch andere, haben strikte Begrenzungen, was das E-Mail-Aufkommen einzelner Server betrifft. Sobald diese Grenzen überschritten sind, werden weitere E-Mails abgeblockt - oft für einen Zeitraum von 24 Stunden oder mehr. Zum Wochenende hin werden viele Newsletter versandt, das führt dazu, dass oft tausende E-Mails versandt werden müssen.

Wir haben hier schon viele technische Erweiterungen vorgenommen, um den Versand sicherzustellen. Aber die Unmenge der Mails führt immer wieder aufs Neue zu Problemen.

Wir werden weiter versuchen, diese Probleme aus der Welt zu schaffen, aber wir sind nicht die einzigen, die mit dem Newsletter-Versand an diesen Adressen scheitern.

Es gibt hier noch weitere Wege, das Problem vorsichtig zu umschiffen:

  • Der Zeitversand bietet die Möglichkeit, den Newsletter auch zeitversetzt zu verschicken, z.B. in den frühen Morgenstunden statt freitagnachmittags. Leider kann auch so das Problem mit z.B. t-online-Adressen nicht vollständig gelöst werden. Aber die Chancen sind größer.
  • Bei Beschwerden von Beziehern kann man um alternative E-Mail-Adressen bitten
  • Den Newsletter, sofern er internettaugliche Infos enthält (also keinen Pfarrbrief mit datenschutzrelevanten Informationen), als Nachricht zusätzlich auf die Homepage setzen, sodass man auch dort die wichtigsten Infos finden kann.
    (oder noch besser: zuerst die entsprechende Nachricht erstellen und diese dann im Newsletter wiederverwenden).
  • Achten Sie darauf, ungültige E-Mail-Adressen aus der Benutzerverwaltung zu löschen.

Das Problem des Mailversandes wird weiter im Fokus der Internetredaktion bleiben und hoffentlich bald endgültig gelöst.

Wie viele Newsletter kann ich einrichten?

Sie können auch mit mehreren Newslettern arbeiten. Das lohnt allerdings wirklich nur, wenn die Newsletter auch grundverschiedene Inhalte haben.

Bitte wenden Sie sich hierzu an die Internetredaktion.